DIGITALITZACIÓ I ESCANEIG DE DOCUMENTS
A TARRAGONA
A la impremta de Tarragona, oferim el servei de digitalització i escaneig de documents, ajudant així que la conservació i manipulació d’aquests sigui més senzilla. Ho fem des del departament de copisteria i reprografia. Per ser més específics, digitalitzar documents és el procés de canviar el format analògic al digital.
Per què serveix la digitalització de documents?
Digitalitzar els documents ens ajuda a la seva conservació, a reduir costos en molts àmbits i espai, facilita la cerca de documents i permet accedir-hi des de qualsevol lloc, entre d’altres avantatges.
Quina diferència hi ha entre la digitalització i l’escaneig de documents?
La diferència principal entre l’escaneig i la digitalització és que en fer un escaneig d’un document es realitza una imatge i es traspassa a un fitxer digital, en canvi quan es digitalitza es traspassa a un fitxer digital que es pot editar i manipular. Coneixerem les principals diferències entre les dues opcions.
Escaneig de documents:
Com dèiem anteriorment, es tracta de fer una foto al document i convertir-lo a un fitxer digital. En coneixerem les característiques:
-
- Té el desavantatge que corre el risc d’esborrar-se o modificar-se.
- Diversos documents poden ser escanejats al mateix arxiu per la qual cosa no hi ha una certesa que l’expedient estigui complet pel que s’haurà d’obrir l’arxiu i cercar la informació.
- Al no tenir un mètode controlat ni estandarditzat per desar documents, les persones que escanegen tenen l’opció de decidir el nom del fitxer com el de la carpeta, per tant, és molt probable perdre aquest document.
Digitalització de documents:
Com comentàvem, és un procés en què els documents passen del paper al document digital. En aquest cas, es pot modificar i té una estructura estandarditzada de camps d’indexació. Per mitjà d’un programari de gestió de documents es podran cercar els documents tan aviat com vulgui. Anem amb les característiques principals:
-
- La informació està segura i guardada en un sistema corporatiu que permet definir els permisos daccés a la informació.
- La cerca d’aquests documents és més senzilla perquè està estandarditzat.
- Permet definir els camps obligatoris i els opcionals per poder classificar els documents.
- Els documents digitals poden servir com a recursos de processos digitals de negoci com a controls interns.
A la impremta a Tarragona, ens encarreguem de digitalitzar i escanejar els vostres documents per poder conservar-los durant molt més temps. Si, per contra, vols imprimir un document digital, no dubtis a contactar amb el nostre departament de copisteria i reprografia a Tarragona. Si és un document en gran format no et preocupis, podem imprimir-lo en totes les mides. Si voleu més informació us podeu posar en contacte amb nosaltres.