DIGITALIZACIÓN Y ESCANEO DE DOCUMENTOS
EN TARRAGONA
En la imprenta de Tarragona, ofrecemos el servicio de digitalización y escaneo de documentos, ayudando así a que la conservación y manipulación de estos sea más sencilla. Lo hacemos desde el departamento de copistería y reprografía. Para ser más específicos, digitalizar documentos es el proceso de cambiar del formato analógico al digital.
¿Para qué sirve la digitalización de documentos?
Digitalizar los documentos nos ayuda a su conservación, a reducir costes en muchos ámbitos y espacio, facilita la búsqueda de documentos y permite acceder a ellos desde cualquier lugar, entre otras ventajas.
¿Qué diferencia hay entre la digitalización y el escaneo de documentos?
La diferencia principal entre el escaneo y la digitalización es que al hacer un escaneo de un documento se realiza una imagen y se traspasa a un archivo digital, en cambio cuando se digitaliza se traspasa a un archivo digital que se puede editar y manipular. Vamos a conocer las principales diferencias entre las dos opciones.
Escaneado de documentos:
Cómo decíamos anteriormente, se trata de hacer una foto al documento y convertirlo a un archivo digital. Vamos a conocer sus características:
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- Tiene la desventaja que corren el riesgo de borrarse o modificarse.
- Varios documentos pueden ser escaneados en el mismo archivo por lo que no existe una certeza de que el expediente esté completo por lo que se deberá abrir el archivo y buscar la información.
- Al no tener un método controlado ni estandarizado para guardar documentos, las personas que escanean tienen la opción de decidir el nombre del archivo como el de la carpeta, por tanto, es muy probable perder dicho documento.
Digitalización de documentos:
Como comentábamos, es un proceso en el que los documentos pasan del papel al documento digital. En este caso se puede modificar y tiene una estructura estandarizada de campos de indexación. Por medio de un software de gestión de documentos se podrán buscar los documentos en cuanto se quiera. Vamos con sus características principales:
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- La información está segura y resguardada en un sistema corporativo que permite definir los permisos de acceso a la información.
- La búsqueda de estos documentos es más sencillo porque está estandarizado.
- Permite definir los campos obligatorios y los opcionales para poder clasificar los documentos.
- Los documentos digitales pueden servir como recursos de procesos digitales de negocio como controles internos.
A la imprenta a Tarragona, nos encargamos de digitalizar y de escanear vuestros documentos para poder conservarlos durante mucho más tiempo. Si, por el contrario, quieres imprimir un documento digital, no dudes en contactar con nuestro departamento de copistería y reprografía en Tarragona. Si es un documento en gran formato no te preocupes, podemos imprimirlo en todas las medidas. Si queréis más información os podéis poner en contacto con nosotros.